Durante este tiempo de incertidumbres, hay muchas cuestiones que nos aparecen «de nuevas» cara a mantener nuestro negocio a flote y más aún, si queremos mejorar y crecer. Cuestiones como empleados, recursos humanos, servidores como recursos informáticos, etc y quizás en la que menos pensamos si siquiera sabemos de su existencia, es ¿Necesito una intranet?

Esta es una pregunta importante si usted es:

• Un profesional de RR.HH. o comunicaciones internas.
• Un empleado que trabaja de forma remota.
• Trabaja en una oficina satélite y está aislado del resto de su organización.

Desde Bymatic, buscamos ofrecer a nuestros clientes una clara respuesta sobre este tema tan «desconocido» para muchos pero a la vez, tan esencial e importante para la optimización del tiempo y los recursos de la empresa.

¿Por qué necesito una intranet?

Primero, hablemos de lo que debería hacer una intranet.

Las intranets han evolucionado de los repositorios de archivos de antaño a comunidades en línea internas que respaldan toda la experiencia de los empleados. Para una empresa moderna, eso significa que una buena intranet debe conectar a las personas con los compañeros de trabajo, la cultura de la empresa, los valores, el conocimiento y más. Su objetivo es mantener a las personas informadas y comprometidas.

Pero más que nada, una intranet es una herramienta que permite a las personas hacer un buen trabajo, alinearse en torno a un propósito compartido y ayudar a las organizaciones a prosperar. Permitiendo una comunicación interna entre la empresa y sus trabajadores mediante la colaboración en tiempo real en proyectos comunes de manera eficiente.

Una intranet es especialmente útil si su organización se enfrenta a los siguientes problemas.

Fallo de comunicaciones

Como herramienta de comunicación, su intranet debe crear un espacio para discusiones sobre proyectos y tareas, mensajería directa, intercambio de archivos e información y anuncios en toda la organización. Aleja las conversaciones de formas de comunicación obsoletas y desordenadas (como el correo electrónico).

Una intranet ayuda a reparar las divisiones de comunicación entre los diferentes niveles de su organización. Por ejemplo, en algunas empresas, el liderazgo es inaccesible. Una buena intranet soluciona este problema creando un campo de juego equitativo en el que todos los miembros del equipo tienen voz y la oportunidad de interactuar entre sí, sin importar el título de su trabajo.

La comunicación se desconecta

Del mismo modo, una buena intranet cierra la brecha entre equipos y personas al centralizar las discusiones y el flujo de trabajo. Piense en ello como una herramienta de eliminación de tiempos muertos que repara o reconstruye los enlaces que mantienen conectada a su organización.

En este sentido, una intranet se convierte rápidamente en el lugar de referencia para los empleados. Se convierte en una segunda naturaleza ir allí todos los días en busca de ayuda y respuestas. Es el lugar donde se encuentran los archivos y datos importantes. Y es un lugar al que cualquier empleado puede acudir para conocer las políticas, los procedimientos y las noticias de la empresa.

Fortalecer la cultura organizacional

Una intranet también ayuda a desarrollar, fortalecer y amplificar la cultura única de su empresa. De hecho, diría que usar una intranet para ayudar a construir su cultura es quizás una de las cosas más importantes que puede hacer por su empresa. Puede aumentar el compromiso, la camaradería y la experiencia de los empleados donde antes no había nada más que una colección de empleados atomizados.

Una intranet también debería ayudar a reconocer los logros individuales y difundirlos en toda su organización. Esto ayuda a crear una cultura de empleados comprometidos con un sentido de propósito compartido y respeto mutuo. Las comunicaciones internas, los artículos de noticias y los defensores de la cultura activa convierten su intranet en un espacio donde los valores de su empresa pueden arraigarse más firmemente y crecer.

Pero, ¿por qué, personalmente, necesito una intranet?

Si usted es un empleado de base y su empleador anuncia que su empresa comenzará a utilizar una intranet, probablemente tendrá una de estas dos reacciones:

«¡Sí, estoy encantado con esta noticia!» «Genial, otra herramienta que tengo que aprender».

En primer lugar, una intranet puede tener un impacto profundo en el éxito de los trabajadores remotos al permitirles alcanzar un nivel de conexión en el lugar de trabajo que simplemente no sería posible de otra manera. Piense en ello como un software de trabajo remoto.

El trabajo remoto sigue en aumento (en la última década, el número de trabajadores remotos ha aumentado un 115%) a medida que más y más organizaciones se abren a la idea de tener trabajadores remotos a tiempo completo en la nómina.

De hecho, una intranet en realidad hace que los trabajadores remotos sean más eficientes al brindarles la conectividad, el fácil acceso a la información relevante y la capacidad de trabajar sobre la marcha (móvil) que necesitan. Además de esto, sirve como un lugar de reunión virtual donde los trabajadores remotos aislados y las oficinas satélite pueden conectarse con sus colegas y crear los lazos que sustentan una sólida cultura empresarial.

Y sí, aprender una intranet desde cero puede parecer una propuesta desalentadora al principio, pero generalmente no es más desafiante que aprender a usar una nueva aplicación móvil. Una buena intranet le llegará de forma natural y casi se desvanecerá en el fondo de su rutina diaria de trabajo.

Conclusión

Al final del día, se utiliza una intranet para mantener a todos conectados a la información que necesitan. El hecho de que haya identificado que de hecho existe una necesidad es un gran primer paso. Significa que tiene una buena idea de los problemas que desea superar y comprender cómo una intranet puede ayudar a resolverlos. Ahora comienza la parte difícil: encontrar la intranet adecuada para su organización.